Dyrektor PAN Centrum Badań Historycznych PAN w Berlinie
ogłasza nabór na stanowisko
specjalisty/specjalistki ds. finansowo-administracyjnych
pełny etat
- Miejsce pracy: Centrum Badań Historycznych PAN w Berlinie (CBH PAN), Majakowskiring 47, 13156 Berlin, Niemcy
- Przewidywany termin zatrudnienia: II kwartał 2026
- Podstawa zatrudnienia: umowa o pracę na czas określony, w ramach delegowania do pracy na prawie polskim, na 3-miesięczny okres próbny, a po jego upływie i uzyskaniu pozytywnej opinii bezpośredniego przełożonego, na okres zatrudnienia w formule delegowania wynoszący 33 miesiące (łącznie z okresem próbnym na okres 36 miesięcy).
- Warunki pobytowe: pracodawca zapewnia mieszkanie służbowe w ramach użyczenia
Centrum Badań Historycznych PAN w Berlinie poszukuje osoby na stanowisko specjalisty/specjalistki ds. finansowo -administracyjnych.
Wymagana jest znajomość języka polskiego, niemieckiego i angielskiego, doświadczenie w zakresie finansów i administracji oraz umiejętność pracy w środowisku wielokulturowym.
Do głównych zadań osoby zatrudnionej na tym stanowisku będzie należało:
- opracowywanie dokumentów wykonawczych i sprawozdań z działalności administracyjnej CBH PAN,
- współudział w przygotowaniu i kontrola dokumentów finansowych CBH PAN,
- współpraca z księgową Stacji w zakresie przygotowania dokumentacji finansowej, planów i sprawozdań finansowych CBH PAN,
- opracowywanie planu zadaniowego CBH PAN,
- wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi,
- bieżąca weryfikacja/ dostosowanie regulacji wewnętrznych jednostki do obowiązujących przepisów w Polsce i Niemczech,
- dbanie o prawidłowy obieg dokumentów księgowych oraz umów,
- wsparcie dyrektora w sprawach kadrowych, w tym prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników,
- nadzór nad stanem technicznym i estetyką budynku CBH PAN,
- przygotowywanie rocznych i wieloletnich planów remontowo – inwestycyjnych,
- przygotowywanie dokumentów m in., z zakresu zamówień publicznych, prawa pracy, umów cywilno-prawnych, współpraca z zewnętrzną kancelarią prawną,
- kierowanie realizacją zadań inwestycyjnych i remontowych CBH PAN,
- współpraca w zakresie logistycznego przygotowania przedsięwzięć merytorycznych organizowanych przez CBH PAN,
- reprezentowanie CBH PAN w kontaktach z instytucjami i kontrahentami zewnętrznymi w zakresie spraw administracyjnych i gospodarczych,
- prowadzenie korespondencji urzędowej w zakresie powierzonych zadań,
- współpraca z organami administracji państwowej, samorządowej oraz instytucjami nadzorującymi działalność CBH PAN,
- nadzór nad przestrzeganiem przepisów prawa pracy, BHP i ppoż.,
- przygotowywanie planów zamówień publicznych i nadzór nad ich realizacją,
- inicjowanie działań racjonalizujących wydatki i optymalizujących gospodarkę finansową,
- analiza kosztów działalności CBH PAN i przedstawianie propozycji oszczędności lub usprawnień,
- organizowanie szkoleń wewnętrznych dla pracowników CBH PAN,
- nadzór nad prawidłowym użytkowaniem i konserwacją środków trwałych oraz sprzętu technicznego,
- organizacja ochrony obiektów i mienia CBH PAN,
- kontrola ewidencji majątku ruchomego,
- dbanie o prawidłowe zabezpieczenie dokumentacji i archiwum CBH PAN, archiwizowanie spraw bieżących,
- współpraca przy organizacji wydarzeń naukowych, konferencji i spotkań promujących działalność CBH PAN,
- dbanie o wizerunek instytucji w relacjach zewnętrznych,
- przygotowywanie raportów okresowych dla Kancelarii PAN w Warszawie,
- współpraca z odpowiednimi komórkami PAN.
Wymagania niezbędne:
- wykształcenie wyższe,
- co najmniej 3-letnie doświadczenie w pracy o podobnym zakresie zadań,
- znajomość i umiejętność stosowania przepisów z zakresu rachunkowości finansowej, zamówień publicznych, prawa pracy,
- swobodne posługiwanie się aplikacji MS Office a w szczególności Excel,
- bardzo dobra znajomość języka niemieckiego w mowie i piśmie na poziomie co najmniej C1,
- rzetelność i samodzielność w realizowaniu zadań,
- umiejętność pracy w zespole,
- bardzo dobra organizacja pracy własnej i umiejętność nadawania priorytetów zadaniom do wykonania.
Atutami będą:
- bardzo dobra (co najmniej B2) znajomość języka angielskiego,
- znajomość programów księgowych,
- umiejętność obsługi programów graficznych i mediów społecznościowych,
- doświadczenie w organizowaniu wydarzeń i promocji nauki.
Oferujemy:
- zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, w ramach delegowania do pracy na prawie polskim, umowa o pracę na 3-miesięczny okres próbny, łączny maksymalny czas pracy w formule delegowania - 36 miesięcy,
- mieszkanie służbowe w ramach użyczenia,
- dodatek na przesiedlenie,
- pracę w sympatycznym, dynamicznym zespole,
- rozwój naukowy i organizacyjny.
Wymagane dokumenty i oświadczenia:
- życiorys w języku polskim zawierający informacje, o których mowa w art. 221 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tj. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465, dalej KP), tj. imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia,
- zgodę na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE,
- inne dokumenty poświadczające spełnienie wymagań dodatkowych.
Prosimy o zamieszczenie dodatkowej klauzuli o treści:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych przez Centrum Badań Historycznych PAN w Berlinie (CBH PAN), Majakowskiring 47, 13156 Berlin, Niemcy oraz przez Polską Akademię Nauk z siedzibą w Warszawie (00-901), pl. Defilad 1, w celu przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego na stanowisko w celu przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego na stanowisko specjalisty/specjalistki ds. finansowo-administracyjnych w Centrum Badań Historycznych PAN w Berlinie (CBH PAN)”.
„Wyrażam zgodę/nie wyrażam zgody na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych przez Centrum Badań Historycznych PAN w Berlinie (CBH PAN) oraz przez Polską Akademię Nauk z siedzibą w Warszawie (00-901), pl. Defilad 1, w celu udziału w przyszłych rekrutacjach”.
Zgłoszenia z klauzulą należy przesyłać do dnia 16.05.2026 poprzez link:
Zastrzegamy sobie prawo do kontaktu tylko z wybranymi kandydatami/kandydatkami oraz prawo do żądania przedłożenia przez Kandydata/Kandydatkę kopii dokumentów potwierdzających wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz dokumentów potwierdzających przebieg zatrudnienia.
Po preselekcji zgłoszeń odbędą się rozmowy kwalifikacyjne z wybranymi
Kandydatami/Kandydatkami. O formie, miejscu i dacie rozmów kwalifikacyjnych Kandydaci/Kandydatki zostaną powiadomieni w stosownym czasie.
Osoby, których oferty zostaną rozpatrzone negatywnie na etapie analizy cv zostaną o tym poinformowane a aplikacje zostaną komisyjnie
zniszczone/usunięte 1 miesiąc od zakończenia rekrutacji.
Osoby, których oferty zostaną w etapie ustnym rozpatrzone negatywnie,
zostaną o tym poinformowane a aplikacje zostaną komisyjnie zniszczone/usunięte 1 miesiąc od zakończenia rekrutacji.
Aplikacje kandydatów/kandydatek, którzy wyrazili zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach będą przechowywane 6 miesięcy od zakończenia rekrutacji a następnie zostaną komisyjnie zniszczone/usunięte.
Zastrzegamy sobie również prawo do wcześniejszego zakończenia procesu rekrutacji w przypadku wyłonienia kandydata przed terminem ważności ogłoszenia.
Informujemy, że:
- administratorem Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych w ramach procesu rekrutacji jest Centrum Badań Historycznych PAN w Berlinie (CBH PAN), Majakowskiring 47, 13156 Berlin, Niemcy, +49 30 486 285 40, e-mail: info@cbh.pan.pl, oraz Polska Akademia Nauk, pl. Defilad 1, 00-901 Warszawa tel. +48 22 182 61 03, e-mail: akademia@pan.pl (dalej: Akademia);
- administrator wyznaczył inspektora danych osobowych, z którym można skontaktować się poprzez adres poczty elektronicznej w Centrum Badań Historycznych PAN w Berlinie (CBH PAN): info@cbh.pan.pl; w Polskiej Akademii Nauk: iod@pan.pl
-
podanie danych, o których mowa w art. 221 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320, dalej: KP) jest wymogiem ustawowym, w pozostałym zakresie podanie danych jest dobrowolne;
-
przetwarzanie podanych danych osobowych w zakresie, o którym mowa w art. 221 § Kodeksu pracy, odbywać się będzie na tej podstawie. Jeśli wysyłasz do nas więcej danych osobowych niż wskazane w ww. przepisie, przetwarzamy również te dane na podstawie wyrażonej zgody w celu przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego kandydatów na pracowników Centrum Badań Historycznych PAN w Berlinie (CBH PAN)/Akademii;
- w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO. Nie zamierzamy także przekazywać ww. danych osobowych państwom trzecim i organizacjom międzynarodowym;
- posiada Pani/Pan: - na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, - na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych, - na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych, - prawo do usunięcia danych osobowych w związku z art. 17 RODO, - prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
- wniesienie żądania usunięcia danych jest równoznaczne z rezygnacją z udziału w procesie rekrutacji prowadzonym przez Centrum Badań Historycznych PAN w Berlinie (CBH PAN)/Akademię.
